เมื่อ Data กลายมาเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ตั้งแต่ทำการตลาดตลอดจนถึงการบริหารองค์กร Data มีส่วนสำคัญในการตัดสินใจให้แม่นยำมากขึ้น ด้วยการเปลี่ยนจาก Decision Driven-Data มาเป็น Data-Driven Decision โดยธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่าง Muji หรือ Starbucks ล้วนขับเคลื่อนองค์กรด้วย Data-Driven Mindset ทั้งสิ้น

Data-Driven Mindset คืออะไร

Data-Driven คือ การขับเคลื่อนหรือการดำเนินงานด้วยข้อมูลเป็นหลัก ทั้งการบริหารองค์กร การวางกลยุทธ์ และการทำการตลาด ซึ่งแนวคิดนี้ไม่จำกัดอยู่แค่การทำธุรกิจเท่านั้น แต่ยังสามารถปรับใช้ได้กับภาครัฐอีกด้วย เช่น การกำหนดนโยบายหรือการจัดการทรัพยากร เป็นต้น

ส่วน Data-Driven Mindset คือ หลักวิธีคิดและแนวทางการวิเคราะห์ข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเป็นหลักมากกว่าการใช้สัญชาตญาณและความรู้สึก เพื่อมาใช้แก้ไขปัญหาหรือวางแผนธุรกิจ ซึ่ง แนวคิดนี้เป็นสิ่งที่สร้างได้ผ่านการทำความเข้าใจ และการให้ความสำคัญของข้อมูล

5 ขั้นตอนในการสร้าง Data-Driven Mindset

สำหรับขั้นตอนการสร้าง Data-Driven Mindset มุ่งเน้นไปที่การสร้างวัฒนธรรมขององค์กรที่ผู้บริหารและพนักงานต่างมีแนวคิดที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเหมือนกัน โดยการสร้าง Data-Driven Mindset มี 5 ขั้นตอนดังนี้

1. สร้าง Strategic Data-Driven Organization ที่ชัดเจน

กลยุทธ์เป็นสิ่งสำคัญในการเริ่มต้นสร้าง Data-Driven Mindset โดยควรเริ่มต้นจากการวางกลยุทธ์ที่ชัดเจน ซึ่งทุกคนในองค์กรควรเข้าใจกลยุทธ์ดังกล่าว เพื่อให้ทั้งองค์กรมองเห็นภาพร่วมกันและปฏิบัติไปในทางเดียวกัน สำหรับการตั้งกลยุทธ์เริ่มต้นด้วย 3 คำถามดังนี้

1. ปัญหาขององค์กรคืออะไร (What?-Problem definition framing)
ทำความเข้าใจปัญหาบริษัทก่อน วิเคราะห์ว่าในอดีตและปัจจุบันบริษัทประสบปัญหาอะไรบ้าง และประเด็นไหนที่เป็นอุปสรรคหลักในการทำงาน จากนั้นจึงเลือกปัญหาที่ต้องการและดำเนินการแก้ไขต่อไป

2. ตั้งเป้าหมายในการนำ Data มาใช้ (Why?-Rational)
Data อยู่รอบตัวคุณ เพียงแต่คุณต้องตั้งคำถามก่อนว่า จะนำ Data เหล่านี้ไปทำอะไร และทำไปเพื่ออะไร ด้วยการตั้งเป้าหมาย ผ่านการวิเคราะห์หาจุดเด่นและความสามารถของข้อมูล จากนั้นจึงนำคุณสมบัติของ Data ไปใช้งานให้ตอบสนองต่อเป้าหมาย

3. นำข้อมูลไปใช้ได้อย่างไร (How?-Activities)
เมื่อทราบปัญหาและเป้าหมายแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดคือการนำ Data ที่มีไปใช้งานเพื่อตอบสนองความต้องการ ดังนั้นจึงต้องตั้งคำถามก่อนว่าจากข้อมูลที่มีอยู่นั้น คุณสามารถนำไปใช้งานได้อย่างไร ด้วยวิธีไหนจึงได้ผลลัพธ์ที่ตรงตามความต้องการ

นอกจาก 3 คำถามข้างต้นแล้ว การสร้าง Strategic Data-Driven Organization มีองค์ประกอบที่สำคัญอีกหลายปัจจัย เช่น

• แนวทางการตัดสินใจว่าจะนำข้อมูลมาใช้ในขั้นตอนไหนของการดำเนินงาน
• แนวทางการกระจายข้อมูลให้กับหน่วยงานภายในองค์กร
• แนวทางการสนับสนุนการนำข้อมูลมาใช้อย่างชัดเจนจากผู้บริหาร

ทั้งนี้ Strategic Data-Driven Organization เป็นสิ่งสำคัญในการสร้าง Data-Driven Mindset หากไม่มีกลยุทธ์ที่ชัดเจน ต่อให้มี Mindset ดีแค่ไหน ก็ตอบปัญหาไม่ตรงโจทย์อยู่ดี รากฐานความคิดในการใช้งานข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้

2. ใช้แนวความคิดในการสร้าง Data-Driven Mindset ที่เรียบง่ายแต่แข็งแกร่ง

เมื่อมีกลยุทธ์ในการทำ Data-Driven แล้ว ลำดับต่อมาคือ การใช้แนวความคิด (Concept) ในการสร้างชุดความคิด (Mindset) ที่เรียบง่ายให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจและปฏิบัติตามได้ แต่ทั้งนี้ในความเรียบง่ายนั้นต้องแฝงความแข็งแกร่งอยู่ภายใน

โดยความแข็งแกร่งภายใต้ Data-Driven Mindset นั้นหมายถึง ประสิทธิภาพในการใช้งาน หากความคิดที่เรียบง่าย ใช้งานสะดวกแต่ไม่มีประสิทธิภาพมากพอ ความเปลี่ยนแปลงขององค์กรก็จะไม่เกิดขึ้น

3. สร้าง Data-Driven Mindset ในระดับผู้บริหารองค์กร

การสร้างวัฒนธรรมหรือชุดความคิดในการขับเคลื่อนองค์กรด้วยข้อมูล ควรเริ่มต้นจากผู้บริหารองค์กร เนื่องจากพนักงานระดับดังกล่าวมีอำนาจในการตัดสินใจ รวมถึงมีอิทธิพลต่อการทำงานของพนักงานระดับอื่น เมื่อผู้มีอำนาจมีชุดความคิดที่ตัดสินใจด้วยข้อมูลเป็นหลัก วัฒนธรรมขององค์กรก็จะขับเคลื่อนไปในทิศทางเดียวกัน

สำหรับวิธีการสร้าง Data-Driven Mindset ในระดับผู้บริหาร เริ่มต้นจากสร้างวัฒนธรรมในการตัดสินใจด้วยการใช้ข้อมูลเป็นหลัก (Data-Driven Decision) เชื่อมั่นในข้อมูลและแสดงให้พนักงานระดับอื่นเห็นถึงความสำคัญของข้อมูล เป็นต้น

4. สื่อสารกับทุกคนในองค์กรให้เข้าใจถึงความสำคัญของ Data

หลังจากสร้าง Data-Driven Mindset ในระดับผู้บริหารแล้ว ลำดับต่อมาคือ การสื่อสารกับทุกคนในองค์กรให้เข้าใจ โดยในการสื่อสารควรเริ่มต้นจาก การแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ที่ได้รับจากการมี Data-Driven Mindset ทั้งประโยชน์ของบริษัทและพนักงาน โดยเฉพาะในส่วนของพนักงานทั่วไปที่ต้องแสดงให้เห็นว่า Data เข้ามาช่วยเหลือพนักงานอย่างไร เช่น ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น หรือช่วยลดภาระงานที่ทับซ้อน เป็นต้น

โดยการสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรเห็นความสำคัญของ Data จะช่วยเพิ่มโอกาสให้กลยุทธ์ที่วางไว้ประสบความสำเร็จ เพราะกลยุทธ์จะสำเร็จได้ต้องได้รับความร่วมมือจากทุกคนในองค์กร หากใครคนใดคนหนึ่งไม่เห็นความสำคัญของ Data เป้าหมายที่ตั้งไว้ก็สำเร็จได้ยาก

5. เพิ่มเวลาฝึกฝนการใช้งาน Data

ไม่เพียงแค่ความเข้าใจเท่านั้น ในการสร้าง Data-Driven Mindset ต้องอาศัยการฝึกฝนอีกด้วย เพราะถ้าเข้าใจแต่ใช้งานไม่ได้ ก็ไม่เกิดประโยชน์ โดยแนวทางการฝึกฝนการใช้งาน Data มีดังนี้

• ฝึกใช้เครื่องมือในการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อให้พนักงานรู้วิธีการนำข้อมูลมาปรับใช้ การฝึกฝนจะทำให้เกิดความชำนาญในการใช้งาน สำหรับตัวอย่างเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลมีดังนี้ Power BI, Tableau และ Xplenty เป็นต้น
• ฝึกวิเคราะห์ข้อมูล ฝึกให้พนักงานวิเคราะห์จนเป็นนิสัย โดยให้พนักงานอธิบายแนวทางการวิเคราะห์ของตัวเองก่อนตัดสินใจทำงาน
• เปลี่ยนแนวทางการวิเคราะห์ จากในอดีตพนักงานจะมีหน้าที่รับฟังเพียงอย่างเดียว ปรับมาเป็นการร่วมกันวิเคราะห์ ให้ทีมมีส่วนร่วมในการเสนอทางเลือกด้วย

ตัวอย่างการสร้าง Data-Driven Mindset

การสร้าง Data-Driven Mindset ให้เกิดขึ้นจริงในองค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะต้องผ่านกระบวนการหลายขั้นตอน อีกทั้งยังต้องอาศัยความร่วมมือของคนทั้งองค์กร แต่ Muji ทำได้ พวกเขาใช้ Data-Driven Mindset เปลี่ยนธุรกิจที่กำลังล้มละลายให้กลายมาเป็นแบรนด์ดังระดับโลกมาแล้ว

Mujigram กับการกู้วิกฤติด้วย Data-Driven Mindset ของ Muji

ในช่วงปี ค.ศ. 2000 Muji ประสบปัญหาทางการเงินอย่างหนักจนเกือบต้องปิดตัวลง ทางออกเดียวในเวลานั้นคือ การปฏิรูปธุรกิจ แต่แทนที่จะเลิกจ้างพนักงาน หรือลดจำนวนสาขาลง พวกเขากลับเลือกทำในสิ่งที่ต่างออกไปคือ การใช้ Data สร้างคู่มือการทำงานที่มีชื่อว่า Mujigram และคู่มือนี้เองที่พลิกวิกฤติให้กับ Muji ได้ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 สร้าง Strategic Data-Driven Organization

Muji รู้ดีว่าปัญหาของบริษัทตอนนี้คือ ประสบสภาวะขาดทุน แต่สาเหตุของการขาดทุนที่แท้จริงคือ ผลกระทบจากพนักงานเก่งๆ ที่ลาออก เมื่อพวกเขาลาออกความรู้และประสบการณ์ก็ไปกับพวกเขาด้วย ดังนั้น Data ที่ Muji ต้องการคือ “ความรู้ของพนักงานที่เก่ง”

เมื่อรู้ว่าต้องการข้อมูลอะไรแล้ว Muji จึงสร้างคู่มือการทำงานที่รวบรวมความรู้จากพนักงานที่เก่งๆ และเป็นแนวทางให้พนักงานคนอื่นเอาไปปฏิบัติตาม

ขั้นตอนที่ 2 แนวคิดที่เรียบง่ายแต่แข็งแกร่ง

แนวคิดของกลยุทธ์นี้เรียบง่ายมาก คือ “ความรู้เป็นกุญแจแห่งการแก้ไขปัญหา” ด้วยการส่งต่อความรู้จากคนที่เก่งไปสู่พนักงานทั่วไปผ่านคู่มือ Mujigram เปลี่ยนจาก Personal Experience (ประสบการณ์ส่วนตัวของพนักงานคนเก่ง) สู่ Internal Data (ข้อมูลหรือคู่มือที่ใช้ภายในองค์กร)

แต่ในความเรียบง่ายของ Muji แฝงไปด้วยประสิทธิภาพ เพราะพนักงานจะพัฒนามากขึ้น แก้ไขปัญหาได้ตรงจุด ลดระยะเวลาลองผิดลองถูก และความรู้ในคู่มือนั้นจะเพิ่มขึ้นจากปัญหาใหม่ได้พนักงานได้เจอ ทำให้ Mujigram เป็นคู่มือที่ไม่มีวันจบเล่ม

ขั้นตอนที่ 3 การสร้าง Data-Driven Mindset ในระดับผู้บริหาร

สำหรับแนวคิดการสร้าง Data-Driven Mindset ในระดับผู้บริหารของ Muji ได้แสดงผ่านการสร้าง Mujigram ที่เกิดจากวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร เพราะหลังจากทราบว่าบริษัทประสบปัญหาทางการเงิน จึงเกิดการศึกษาต้นตอที่แท้จริง แต่แทนที่จะจ้างพนักงานที่มีความสามารถมาแทนพนักงานคนเก่ง ผู้บริหารกลับเลือกปฏิรูปธุรกิจด้วยข้อมูล แก้ปัญหาพนักงานคนเก่งออกด้วยการสร้างคนเก่ง ผ่านคู่มือการทำงานที่ไม่มีวันจบเล่มอย่าง Mujigram

ขั้นตอนที่ 4 สื่อสารให้ทุกคนเข้าใจในความสำคัญของ Data

ในกรณีของ Muji ได้สร้างมาตรฐานให้ทุกคนเข้าใจความสำคัญของคู่มือ Mujigram ในฐานะเครื่องมือที่พาองค์กรฝ่าวิกฤตทางการเงิน ด้วยการนำมาใช้งานแก้ไขปัญหาหน้างานได้ในทันที เพิ่มประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า

นอกจากนี้ Muji ยังให้ความสำคัญกับพนักงานทุกคน เพราะความรู้ของทุกคนคือ Data ชั้นดี ผ่านให้พนักงานการแชร์ประสบการณ์ลงในคู่มือ เพื่อเป็นข้อมูลเพิ่มเติมให้พนักงานคนอื่นที่เจอปัญหาเดียวกันสามารถแก้ปัญหาได้อย่างถูกต้อง ไม่ต้องลองผิดลองถูกอีกต่อไป

ขั้นตอนที่ 5 ฝึกฝนการใช้งาน Data

คู่มือนี้เปรียบเสมือนเครื่องมือในการทำงาน เพราะเมื่อเกิดปัญหาพนักงานจะใช้งาน Mujigram เพื่อค้นหาแนวทางการแก้ไขปัญหา ทำให้ลดระยะเวลาการลองผิดลองถูกและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ตัวอย่างการใข้งาน Data ของ พนักงาน Muji

1. พนักงานที่เก่งรวบรวมความรู้และประสบการณ์ลงในคู่มือการทำงาน (Mujigram)
2. พนักงานทั่วไปนำความรู้ไปใช้แก้ไขปัญหา
3. เมื่อมีปัญหาใหม่เกิดขึ้น (ปัญหาที่ไม่เคยมีความรู้ใน Mujigram) พนักงานที่สามารถแก้ไขปัญหาได้ นำความรู้ที่ได้ไปใส่ในคู่มือการทำงาน และความรู้ใหม่จะเพิ่มพูนโดยไม่มีที่สิ้นสุด

จากทั้ง 5 ขั้นตอนเหล่านี้เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ Muji ประสบความสำเร็จ ซึ่งสามารถจับต้องได้เป็นรูปธรรม โดยวัดได้จากสถิติการร้องเรียนของลูกค้า จากปี ค.ศ. 2000 ก่อนมี Mujigram ทาง Muji ถูกร้องเรียนมากกว่า 7,000 เคส และลดลงเรื่อยๆ จนตำ่กว่า 1,000 เคสในปี ค.ศ. 2006

Summary

Data-Driven Mindset สามารถสร้างได้โดยการวางกลยุทธ์ กำหนดแนวความคิด ปรับใช้กับผู้นำ ทำความเข้าใจกับองค์กร และที่สำคัญคือการฝึกฝน โดยการนำ Data-Driven Mindset มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจ และนำพาธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืน

อ้างอิง:

• Harvard Business Review
• So you want to be a data scientist?
• Terrabkk
• Thaipublica